नेपालको संविधान अनुसार स्थापित प्रदेश र प्रदेशभित्रका स्थानीय तहमा नियुक्त वा बढुवा हुने कर्मचारीहरूको व्यवस्थित अभिलेख राख प्रदेश कितावखाना स्थापना तथा कार्य सञ्चालन आदेश २०७८ प्रदेश सरकारबाट जारी भएपश्चात मिति २०७९ मार्ग महिनाबाट विधिवत रूपमा मुख्यमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषद्को कार्यालय अन्तरगत प्रदेश कितावखाना स्थापना भई कार्य सञ्चालनमा रहेको छ । मुख्यमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषद्को कार्यालय र सङ्घीय मामिला तथा सामान्य प्रशासन मन्त्रालय र राष्ट्रिय कितावखाना (निजामतीमा) बीच विभिन्न चरणमा भएको छलफल पश्चात प्रदेश लोकसेवा आयोगबाट सिफारिस भई नियुक्त भएका प्रदेश र स्थानीय सेवाका कर्मचारीहरूको वैयक्तिक विवरण फारम (PIS) उपलब्ध गराउन राष्ट्रिय कितावखाना (निजमाती) सँग मिति २०८० बैशाख २० गते सम्झदारी (MOU) भई प्रादेशिक पोर्टल हस्तान्तरण भएको थियो । प्रदेश कितावखानाबाट आवश्यक प्राविधिक कार्य गरी मिति २०८० जेठ ३१ गते देखि कर्मचारीहरूको वैयक्तिक विवरण फारममा संकेत नम्बर कायम गरिएको व्यहोरा अनुरोध छ । यससम्बन्धमा सम्पादन भएका कार्यहरू निम्न रहेका छन् ।
मुख्यमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषद्को कार्यालयबाट विभिन्न मितिमा राष्ट्रिय कितावखाना (निजामती) लाई पत्राचार गरी प्रदेशमा समायोजन भएका कर्मचारीको विवरण र PIS system उपलब्ध गराउन अनुरोध गरिएको । प्रदेशका कर्मचारीहरूको अभिलेख राखे संस्थागत कार्य प्रदेश सरकारको रहेकोले तहाँबाट नै कार्य अगाडि बढाउन भनी कितावखानाबाट पत्राचार भएको सन्दर्भमा संघीय मामिला तथा सामान्य प्रशासन मन्त्रालय, प्रदेश तथा स्थानीय शासन सहयोग कार्यक्रम मार्फत प्रदेशको लागि आवश्यक भएको PIS software पोर्टल निर्माण राष्ट्रिय कितावखानामार्फत प्रदेश तहमा कार्यरत कर्मचारीहरूका लागि PIS system सञ्चालन गर्न तालिम प्रदान गरिएको ।
मिति २०८०/०१/२० मा नेपाल सरकार सङ्घीय मामिला तथा सामान्य प्रशासन मन्त्रीज्यू, सचिवज्यू, बागमती प्रदेश सरकारका प्रमुख सचिवज्यूको समुपस्थितिमा राष्ट्रिय कितावखाना निजामती र प्रदेश सरकारका सचिवबीच हस्ताक्षर भई PIS सम्बन्धी प्रादेशिक पोर्टल हस्तान्तरण भएको ।
प्रदेश निजामती ऐन २०७९ र स्थानीय सेवा (गठन तथा सञ्चालन) ऐन २०७९ जारी भई प्रदेश तथा स्थानीय तहमा नियुक्त भएका कर्मचारीहरूको वैयक्तिक विवरण फाराम भर्नका लागि सूचना गरी सङ्कलन गरिएको फारामबाट प्रदेश कितावखानाले कर्मचारीहरूको वैयक्तिक विवरणहरू सफ्टवेयरमा प्रविष्टि गर्ने शुरूवात गरिएको ।
मिति २०८० जेठ ३१ गतेबाट पहिलो पटक बागमती प्रदेशमा, प्रदेश तहमा नियुक्त ९ जना कर्मचारीहरूको वैयक्तिक संकेत नम्बर प्रादेशिक PIS पोर्टलबाट सिर्जना गरिएको ।
संघीयता कार्यान्वयनको मुख्य पाटोको रूपमा रहेको प्रशासनिक संघीयताको कार्यान्वयनका लागि कर्मचारीहरूको अभिलेख प्रणाली हस्तान्तरण र संकेत नम्बर उपलब्ध गराई अभिलेख व्यवस्थापनको कार्य एक महत्वपूर्ण पक्ष रहेको ।
